Change Management ist keine Zauberei

Change Management ist mittlerweile als „Wunderwaffe“ für erfolgreiche Projekte identifiziert. Dabei haben viele nur eine diffuse Vorstellung davon, was Change Management eigentlich ist und wie es funktioniert. Häufig stoßen wir auf Aussagen wie "Wir müssen die Menschen mitnehmen", „Das Projekt ist für die Menschen" oder „Wir stellen die Menschen in den Mittelpunkt". Klar, alles richtig. Allerdings drückt das nicht aus, was, wie und vor allem warum Change Management ein wichtiger Faktor im Projekt ist.

Im Kern steht hinter Change Management die Idee, die von einer Veränderung betroffenen Menschen als Individuen anzuerkennen und ihnen Handlungsfreiheit zu ermöglichen. In Unternehmen werden viele Entscheidungen mit erheblichen Auswirkungen auf Mitarbeitende von einer kleinen Gruppe getroffen (i.d.R. dem Management / „die da oben“). Change Management macht deren Entscheidungsprozesse, die Hintergründe und Ziele transparent. Und damit werden sie für Mitarbeitende nachvollziehbar.

Vertrauen stärken

Dabei geht es nicht um eine basisdemokratische Revolution im Unternehmen, sondern darum, zu vermitteln, wie (mitunter schwierige) Entscheidungen zum Wohl des Unternehmens getroffen werden. Durch Transparenz können Mitarbeitende nachvollziehen, warum und mit welchen Zielen Entscheidungen getroffen werden. Das stärkt das Vertrauen in die Entscheidungsträger.

Klar, daraus erwächst nicht zwingend Zustimmung, aber Mitarbeitende fühlen sich ernstgenommen, weil Entscheidungen nicht im "stillen Kämmerlein" getroffen werden. Natürlich kann nicht jede Entscheidung mit der gleichen Intensität kommuniziert werden. Aufgabe des Managements ist also, Reichweite und Konsequenzen der eigenen Entscheidungen zu analysieren und den möglichen Bedarf für Change Management zu erkennen.

Die Entscheidung für eine CRM Software oder deren Erneuerung gehört zu den Fällen, die gezieltes Change Management verdienen, obwohl nicht alle Mitarbeitenden damit arbeiten werden. Aber hier geht es um wesentliche Änderung im Alltag von Mitarbeitenden, die das Unternehmen nach außen vertreten und wesentlich zum Markterfolg des Unternehmens beitragen. Vertrieb, Marketing und Kundenservice sind unmittelbar betroffen. Sie haben den direkten Draht zum Kunden. Demotivierte Kollegen, ineffiziente Abläufe und unnötige Bürokratie in diesen Bereichen kann man sich schlicht nicht leisten.

Fühlbare Effekte

Kerngedanke im Change Management ist es daher, klar zu vermitteln, welche Effekte eine CRM Software erbringen soll und wie diese durch die Einführung erreicht werden können. Im Fokus steht nicht die Software, sondern die Art, wie gearbeitet wird. Auf dem Prüfstand landen also auch die Organisation, Prozesse und das aktuelle Mindset.

Viele CRM Projekte zeigen, dass der Änderungsantrieb direkt von den betroffenen Bereichen selbst kommt. Aus dem Frust heraus, ausgebremst zu sein, immer wieder auf interne Hindernisse zu stoßen oder in komplexen Prozessen die Übersicht zu verlieren, entspringt die Motivation, die Dinge zu verändern.

Vertrauen und Partizipation

Aber, auch wenn die Initiative von den Mitarbeitenden selbst ausgeht: Im Change Management ist das „Wie“ für Beteiligte und Betroffene elementar. Es gilt, mit ihnen Findungs- und Diskussionsprozesse zu initiieren und organisieren. Dabei treten natürlich auch Konflikte auf. Sie müssen kanalisiert und konstruktiv bewältigt werden. Wichtig ist, vorab Spielräume und Themenfelder klar abzustecken. Schließlich kann nicht jeder in jeder Diskussion mitmischen. Voraussetzung ist jedoch das grundlegende Vertrauen im Team, damit schließlich alle an einem Strang ziehen.

Gerade Diskussionen und fachliche Konflikte wirken anfangs zeitaufwendig, sind jedoch wesentliche Faktoren, um alle Betroffenen ins Boot zu holen und echtes Commitment zu erzeugen. Fehlen sie, folgt der Projekt-Tod auf Raten. Dann gelingt zwar die technische Implementierung, aber die Software wird nur schleppend genutzt und der erhoffte Mehrwert bleibt aus.

Um das zu vermeiden, ist ein enges Zusammenspiel zwischen Projekt Management und Change Management sinnvoll. Hier greift unser integrierter Ansatz, der Change Management und Projekt Management von Anfang an in den Blick nimmt.

Interessiert? Sprechen Sie uns gerne an.

Mit welchen Methoden, Strategien und Maßnahmen wir zusammen mit dem Projekt-Team den Change konkret managen, darüber demnächst mehr.